これは助かる！ユーザーへのキャンセルメールは自動作成で作業時間を削減！

キャンセルメールの作成には時間がかかることが多いです。慎重に内容を考えないと、ユーザーに反感を買い、企業の印象が悪くなるためです。しかし、キャンセルメール作成に時間をかけすぎると、他の仕事に時間を使えなくなるため、生産性が低下する原因にもなり得ます。

この記事では、キャンセルメールを送ることで得られる効果や注意点、AIを活用したコピーライティングツールの活用方法などについて解説します。

 

ユーザーへのキャンセルメールを自動作成するメリット

ユーザーへのキャンセルメールを自動作成できると、キャンセルメールの中身を考え作成する時間を削減できます。削減できた時間を他の仕事に充てられるため、生産性アップが期待できます。

また「どんなキャンセルメールであれば失礼がないか」「どのような内容だと次につながるか」などを悩む必要がありません。キャンセルメールを自動生成することは、仕事の効率化につながります。

 

キャンセルメールを送ることで得られる効果

ここでは、キャンセルメールを送ることで得られる効果について見ていきましょう。

印象が悪くなるのを防げる場合がある

ユーザーにキャンセルメールを送ることで、印象が悪くなるのを防げる場合があります。キャンセルメールを送らないと「〇〇からはキャンセルのメールすら来ない！」など、ユーザーからの印象が悪くなるためです。

キャンセルメールを送ったからといって、良い評価をもらえるわけではありません。しかし「◯◯からはきちんとキャンセルメールが届いた」「キャンセルは残念だけど丁寧な対応をしている」など、印象が悪くなるのを防げる可能性があります。

 

次のアクションがしやすくなる

ユーザーにキャンセルメールを送らなければ、それ以降連絡などのアクションを取りづらくなります。新商品・サービスの案内メールを送っても「キャンセルメールすら来ていない◯◯から新商品の案内が届いた」「都合の悪いときだけ連絡が来ない」など、マイナスな印象を持たれてしまうでしょう。

キャンセルメールを送っておけば、関係性は完全にはなくならないため、次のアクションを取りやすくなります。

 

キャンセルメールを送る際の注意点

ここからは、キャンセルメールを送る際の注意点について見ていきましょう。

できるだけ早いタイミングで送る

キャンセルメールは、できるだけ早いタイミングで送ることが大切です。メール送信が遅くなるほど、相手は「なんの連絡も来ない」という気持ちが強くなり印象は悪くなります。連絡が必要となったらすぐにメールを作成し、早急に送りましょう。

 

誤字脱字がないか確認をする

ユーザーにキャンセルメールを送る前に、誤字脱字がないかを確認しましょう。名前やキャンセル理由などに誤字脱字があると、相手の心証を悪くします。「送信前に見直しをしていない」など、企業に対する評価は低くなるでしょう。

2重チェックや3重チェックをしてから、送信することが大切です。

 

朝早い時間・夜遅い時間には送らない

キャンセルメールを送る時間にも注意をしましょう。ビジネスマナーとして営業時間外や早朝・夜間などのメール送信は失礼にあたります。また、キャンセルメールを見たユーザーから問い合わせがあっても対応できない可能性があります。

キャンセルメールを送信する際は、早朝や夜間などの時間を避けましょう。

 

メールの件名は分かりやすく書く

ユーザーにキャンセルメールを送る際は、メールの件名を分かりやすくしましょう。多くの方は、件名を見てメールを開封するのかを判断するからです。キャンセルメールを送信しても、見られなければ意味がありません。

ひと目でキャンセルメールを分かる件名にすることが大切です。

 

Catchyの「ユーザーへのキャンセルメール」

ここまでは、キャンセルメールで得られる効果や注意点などについて紹介しました。しかし、ユーザーへのキャンセルメールを作成するのは簡単なことではありません。内容を考える必要があるため、作成に時間がかかることも多いです。

そんなときにおすすめなのが、人工知能（AI）の力を借りる方法です。AIを活用したコピーライティングツール「Catchy」は「YouTubeの企画」「マーケティング」「仕事の相談」「記事の目次」「LP用キャッチコピー」など、100を超えるシーンで使える文章や企画提案を行います。

Catchyの「ユーザーへのキャンセルメール」は、サービス名とサービスの説明を入力するだけで、自動でキャンセルメールを生成する機能です。キャンセルメール作成の参考になるため、作業時間を削減できます。

ここからは、実際にCatchyの「ユーザーへのキャンセルメール」機能を利用して、得られる提案について見ていきましょう。

 

イベント仲介サービス

Catchyの「ユーザーへのキャンセルメール」で、サービス内容を「イベント仲介サービス」、サービスの説明を「さまざまなイベントを仲介するサービスで、おすすめイベントの紹介やチケット販売などを行う〜」と入力した場合に得られた提案は、次のとおりです。

数十秒で上記の提案がありました。キャンセルメールを作成する際の参考になります。

 

オリジナルスマホケース製作

Catchyの「ユーザーへのキャンセルメール」で、サービス内容を「オリジナルスマホケース製作」、サービスの説明を「カラー、素材、形、イラストなどを自由に選べてオリジナルのスマホケースを製作〜」と入力した場合に得られた提案は、次のとおりです。

上記のようにキャンセルメールのアイデアをもらえるため、メール作成時間を削減できます。

 

ゲームアプリ

Catchyの「ユーザーへのキャンセルメール」で、サービス内容を「ゲームアプリ」、サービスの説明を「リアルが映像が特徴のFPSゲーム。定期的にイベント・大会を実施〜」と入力した場合に得られた提案は、次のとおりです。

わずか10秒ほどで、上記以外にも複数のメールの提案を受けました。何パターンものキャンセルメールの中からそのときに参考になるものを選び、作成に活かせます。

 

実名・会員制SNS

Catchyの「ユーザーへのキャンセルメール」で、サービス内容を「実名・会員制SNS」、サービスの説明を「実名かつ会員にならないと始められないSNSサイト。クローズドな環境だからこそ、つながりが深いコミュニティーを〜」と入力した場合に得られた提案は、次のとおりです。

上記のとおり、キャンセル・解約メール作成の参考になる提案がもらえました。複数の提案をもらうことで、さまざまな視点からメールを作成できます。

 

まとめ

キャンセルメールの作成にAIツールを活用すると、メール作成時間を削減でき、その分他の仕事に時間を費やせます。AIコピーライティングツール「Catchy」の「ユーザーへのキャンセルメール」機能を使うと、キャンセルメールをスピーディーに作成でき、早いタイミングでユーザーに送信ができるでしょう。

Catchyは、他にも「ユーザーの興味を引くメール件名」「ユーザーへのフォローアップメール」「ユーザーへの確認メール」など、メールに関する機能が充実しています。マーケティングや新規事業のアイデアに役立つ機能も搭載しています。

AIツールに興味がある場合は、早速試してみましょう。