相手を不快にさせない上手な仕事依頼メールの断り方は？フリーランスは線引きが重要！

フリーランスは組織ではなく個人で活動するため、依頼を今引き受けるべきかどうかの線引きができないと、自分が損をするだけでなく周りに迷惑をかけてしまい、依頼者からの評価と信用が下がる可能性があります。

そのため、仕事や依頼はときには断ったほうが良い場合もあることを覚えておきましょう。今回は具体例も交えてフリーランスにありがちな相手を不快な思いにさせない上手な仕事依頼メールの断り方を紹介します。

 

仕事を断るメリット

「仕事依頼を断るともう依頼が来なくなるかもしれない…」といった考えはフリーランスあるあるではないでしょうか。しかし、無理をした結果ほかに支障が出てマイナスになる可能性のほうが高いといえるでしょう。

仕事依頼を断れず、2つも3つも案件を抱えていると突発的な対応などが増えるため、忘れたりミスが増える原因になるからです。仕事にはある程度緊張感のある方がいいかもしれませんが、追い込まれ過ぎると体力的にも精神的にも消耗してしまって潰れてしまいます。最悪うつ病や過労死につながってしまうかもしれません。

しかし、仕事を断ることができればそのような危険や心配を回避することができます。仕事を断ることで発生するメリットは以下のとおりです。

 

• 納期へのプレッシャーやストレスが緩和される
• 仕事の優先順位がつけやすくなる
• 仕事に対する処理能力や許容量を超えた状態（キャパシティオーバー）になってミスや事故に繋がる確率が減る
• 余裕が生まれるので、プライベートが充実する
• モチベーション高く高い集中力で仕事ができるため、仕事の質が上がる

 

仕事依頼メールを受け取り断る場合のポイント

フリーランスは案件ごとに依頼者と契約を交わすため、依頼を受けるか受けないかは自分で判断しなければいけません。仕事を断る際、以下のポイントに注意してトラブルにならないよう適切に対応しましょう。

お問い合わせ直後や案件の紹介段階、条件交渉時など契約成立前の場合は、基本的に辞退することができるためそのまま進めましょう。

 

お礼の気持を述べて謝罪する

1つ目は「お礼の気持を述べて謝罪する」ことです。断る時にも感謝の気持ちは大切です。

 

• ☓「今は無理です」
• ○「ご依頼ありがとうございます！大変申し訳ございません。～」

 

まずは依頼をしてくれたことに対して感謝していることを伝えましょう。その気持が伝われば「ではまた別の機会に」と声をかけてくれるかもしれません。

 

引き受けられない理由を明確に説明する

2つ目は「引き受けられない理由を明確に説明する」ことです。

説明する時間がもったいないと考えるかもしれませんが、相手は仕事の依頼者であり気心知れた友人ではないのであなたのことを知りません。現状をありのまま伝えましょう。

 

• ☓「今は無理です」
• ○「現在本日中に仕上げる原稿があるため、申し訳ありませんが今からの対応は難しい状況です」

 

具体的な理由を説明することで、「◯時はどうでしょうか？」といった質問も阻止でき、どうしたら無理だとわかってくれるのだろうかとストレスが溜まらないでしょう。

 

淡々とハッキリ断る

3つ目は「淡々とハッキリ断る」ことです。

ぐだぐだ言ってしまったり、迷っている優柔不断な態度を示してしまうと相手から「強く押せば、頼み込めばなんとかなるのでは？」と思われてしまい、余計に断りづらくなります。断りたい場合は、なるべく少ないやりとりの内にハッキリと断るようにしましょう。

 

最後に代替案を提示する

4つ目は「最後に代替案を提示する」ことです。

引き受けることができない理由を具体的かつ明確に説明し、ハッキリと今は引き受けることができませんと断った上で、最後に代打案を提示しましょう。

• 「今日中に原稿を提出できそうなので、明日の午後からであれば対応可能と思われますが、いかがでしょうか」
• 「私は引き受けられないのですが、同業者のAさんは今対応可能と思われますが、いかがでしょうか」

 

対応可能なタイミングや代わりに引き受けることができそうな人を紹介すれば、相談してよかったと依頼者から思ってもらうことができ、また別の機会に依頼が再び来る可能性が高くなります。ハッキリ断りつつも支障が出ないスケジュールを提示しましょう。

 

依頼メールを断る際の注意点

断り方次第でトラブルになる可能性があるので、依頼メールを断る際は下記の点に注意して返信するようにしましょう。

 

契約前に断る

1つ目は「契約前に断る」ことです。

契約の前後でお断りの意味合いが異なってくるので、受注可能かどうか契約を取り交わす際は注意しましょう。問い合わせ直後や案件紹介段階、条件交渉時などの契約成立前は、基本的に辞退可能です。なので、断りたいと考えている場合は契約前に断るようにしましょう。

 

どう断ると良さそうか頭の中を整理してからハッキリと断る

2つ目は「どう断ると良さそうか頭の中を整理してからハッキリと断る」ことです。

仕事依頼メールを断る際に慎重な対応が求められる理由は、相手によっては断り方ひとつでその後の関係に影響するからです。

ハッキリと断るのが難しい場合は「スケジュールを確認して連絡します」と伝え、その後どう断ると良さそうか頭の中を整理してからハッキリと断ることをオススメします。

 

なるべく正直に依頼を受けられない理由を伝える

3つ目は「なるべく正直に依頼を受けられない理由を伝える」ことです。仕事依頼メールを受け取った際、スケジュール的な問題や価格的な問題など、下記のように断る理由は様々です。

 

• 今仕事がたてこんでおり新しく依頼を受けることができない
• 納期が短すぎる
• 仕事内容と料金が釣り合わないなど

 

断る理由に対して思ったことをそのまま伝えるとトラブルの原因になる可能性があるから適当な嘘の理由を述べるのではなく、なるべく正直に依頼を受けられない理由を伝えましょう。

たとえば、提示された料金が安すぎるため引き受けたくないのに納期を理由に断ってしまうと、日程を調整されて再度依頼されるかもしれません。

提示された料金と仕事量が釣り合っていないため引き受けられませんと伝えると、価格の見直しを検討してくれる依頼者もいるので、なるべく正直に依頼を受けられない理由を伝えることをオススメします。

 

他の人の例文を参考にしつつ練習する

4つ目は「他の人の例文を参考にしつつ練習する」ことです。

依頼メールを断るのが苦手な方はインターネット上にある仕事依頼メールの断り方の例文を見て、自分に当てはめて練習しましょう。同じ言葉でも言い回しが異なるだけで印象がガラっと変わるからです。

要点を押さえた丁寧なお断りメールを送ることで、あなたへの不信感や不快感が減るかもしれません。そういったことに対する不安も消えるので、断るのが苦手な方は相手を想像し他の人の例文を参考にしつつ練習することをオススメします。

 

CatchyのAI画像生成機能を活用する

テンプレートを探すのが苦手、探してみたけど自分に当てはまらない。そんな方にオススメなのが、様々なシーンで使える文章作成サービスが100以上揃っている、AIコピーライティングツール「Catchy」です。

「Catchy」の「断る文章」と「ユーザーへのキャンセルメール」を利用すれば一からお断り内容を考える手間を省くことができます。実際に「ユーザーへのキャンセルメール」の使用例を紹介します。

 

「断る文章」でおおまかな文章の土台を作る

下記のような依頼内容のメールが来た場合、まず「断る文章」でおおまかな文章の土台を作ります。

「ユーザーへのキャンセルメール」でキレイにする

「断る文章」で作成された3つを組み合わせて、文章を作り直します。できた文章を「ユーザーへのキャンセルメール」の「プロダクトの説明」に貼り付けます。

組み合わせて自分なりに書き直します。

 

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○○様へ

 

この度はお忙しい中、私のサービスに興味を持っていただきありがとうございます。私への依頼を検討していただき大変感謝しております。

 

大変申し訳ございませんが、今回のご依頼は辞退させてください。

 

お断りする理由は、必要な作業量に対して、提示された価格が低すぎるからです。同業他社に確認したところ、この種の作業の相場は最低でも1万円以上とのことです。

 

私の時間とサービスに対してこの価格を受け入れることは良心的にできません。ご理解のほどお願いします。

 

下記リンク先にある私のHPに掲載している料金表を見ていただき、それでも依頼したいとお考えの場合は見積もり書を作成いたしますので、ご検討いただければ幸いです。

 

▶「自分のホームページ」（「料金表」のリンク）

 

敬具

 

[自分の名前］

 

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この文章なら、相手側も自分があまりに安く見積もっていたかもしれないと考え直してくれるかもしれません。HPのリンクを掲載することで、料金表やポートフォリオをもう一度見直し、それでも依頼したいと考え、依頼に繋がる可能性は十分あります。

 

まとめ

組織ではなく個人で活動するフリーランスとしてできる人になるには、あらかじめだいたいの仕事を受ける判断基準を持っておけば、仕事依頼メールが来たり、案件を紹介されたりした時点で、受けるか断るかを素早く判断することができます。

感情や目先の利益に惑わされることなく長期的な視点で判断できると思われた方が、依頼者も安心して依頼がしやすくなります。

 

どうしても依頼メールに対してお断りの返信をするのが苦手な方は、インターネット上にあるテンプレートやAIコピーライティングツールが作成した文章を土台にし、相手の気持ちを想像しながら自分の言葉で書き直す練習をしましょう。

この機会にぜひ、フリーランスの方は仕事依頼メールの上手な断り方をAIコピーライティングツールなどを利用して練習してみてはいかがでしょうか。