こんなにマイナスが多い！長時間会議はやめて時間を区切った会議を

長時間会議は、仕事の生産性やコスト、従業員のモチベーションなどにマイナスな影響を与えることが多いため、長時間会議をやめる企業が増えています。しかし、昔ながらの企業やワンマン企業の中には、長時間会議を続けているところが多数存在します。

 

この記事では、長時間会議のデメリットや時間を区切った会議にするメリット、人工知能により数秒〜数十秒でマーケティングアイデアなどを提案するツール「Catchy」について解説します。

 

長時間会議のデメリット

長時間会議のデメリットを知っておくと、長時間会議によるマイナスな効果が分かり、本当に継続すべきなのかを判断がしやすくなります。

 

ここでは、長時間会議のデメリットについて見ていきましょう。

 

時間が長く集中力が低下する

長時間会議に参加をしていると、集中力が低下して判断力が落ちるため、不用意な決断を下す可能性があります。集中力を長時間保つのは難しいことであり、会議自体の生産性が下がります。不用意な決断によって、多大な損失が発生することもあるので注意が必要です。

 

スケジュールの空きが減る

会議に時間を取られると、参加者のスケジュールの空きが減るため、大事な打ち合わせや仕事の対応ができない可能性があります。他の仕事の対応ができないことで、多くの損失が生じる恐れがあるため注意してください。

 

長時間労働につながり人件費が増加する

会議中は他の仕事ができないため、会議後の時間や別の日にしわ寄せがいきます。残業時間が増える可能性があり、人件費の圧迫につながります。休日出勤や深夜残業が増えると、社員の生産性低下や離職率増加の原因にもなるため注意してください。

 

長時間会議をやめて時間を区切った会議にするメリット

長時間会議のデメリットに加えて、時間を区切った会議にするメリットを知ることは大切です。どのような効果が期待できるのかを把握することで、時間を区切った会議へ移行しやすくなります。

 

ここでは、長時間会議をやめて時間を区切った会議にするメリットについて見ていきましょう。

 

集中力を維持しやすい

長時間会議をやめて時間を区切った会議にすると、集中力を維持しやすいのがメリットです。会議の時間が短くなり、集中力や判断力の低下を防げるため、不用意な決断を減らせます。

 

時間を有効的に使える

会議時間が短くなれば、交渉やプレゼン資料作り、情報共有、営業など、他の仕事に時間を充てられます。仕事の生産性が上がり、結果を出しやすい環境づくりが可能です。長時間会議のときより、時間を有効的に使えるでしょう。

 

残業時間の削減につながる

長時間会議は、長時間労働につながりやすく、人件費増加の原因にもなり得ます。会議の時間が短くなると、残業時間の削減につながるため人件費を抑えられます。

 

長時間会議をなくすためのポイント

長時間会議をなくすためのポイントを知っていると、時間を区切った会議へスムーズに移行しやすくなります。会議時間を効率的に短縮できるでしょう。

ここでは、長時間会議をなくすためのポイントについて紹介します。

 

数日前には会議資料を配布しておく

長時間会議をなくすために、数日前までには会議資料を配布しておきましょう。会議資料を当日に配布すると、資料を読み込むのに時間を使います。また、議題に関して考える時間が短くなるため、議論が深まらない可能性があります。

数日前に会議資料を配布していれば、参加者は事前に資料に目を通して意見を持って参加できるため、効率的に会議を進めることが可能です。

 

会議時間を決めておく

「会議時間は15時〜16時」など、終わりの時間をあらかじめ決めておきましょう。「15時〜」など、終わりの時間が不明確だと長時間会議になる可能性があります。終わりの時間が決まっていれば、参加者は別のスケジュールが入るため、会議を延長することはできません。

 

無駄な報告や連絡を省く

報告・連絡事項も、メールや資料で完結できることであれば、会議中に取り上げないようにしましょう。「わざわざ会議中にしなくてもいい報告・連絡」を省くことで、会議時間を短縮できます。

 

Catchyの「サービスのマーケティングアイデア」

ここまで紹介したように、長時間会議は仕事の生産性やコスト、従業員のモチベーションなどにマイナスに働くリスクがあります。長時間会議をやめて時間を区切った会議にすることで、生産性が上がり、コスト削減にもつながるでしょう。

会議や他の仕事の生産性を向上させるのに注目されているのが、人工知能（AI）を活用したツールです。AIを活用したコピーライティングツール「Catchy」は「キャッチコピー」「マーケティング」「文章作成」「商品説明文」「新規事業のアイデア」など、さまざまな領域の文章作成や企画提案を行います。

Catchyの「サービスのマーケティングアイデア」は、プロダクト名と説明文を入力するだけで、プロダクトのグロースアイデアが自動で生成される機能です。課題解決方法やアイデア出しの参考となるため、会議や他の仕事の生産性向上が期待できます。

ここからは、実際にCatchyの「サービスのマーケティングアイデア」を利用して、得られる回答について見ていきましょう。

 

パソコン

Catchyの「サービスのマーケティングアイデア」で、プロダクト名を「パソコン」、プロダクトの説明を「高性能・軽量・高画質・長時間バッテリーで、タブレットにもできる〜」と入力した場合に得られた回答は、次のとおりです。

上記のマーケティングアイデアが生成されました。パソコンのどの部分を伸ばして、マーケットに訴求するのかを考える際の参考になります。

 

子供向けのお菓子

Catchyの「サービスのマーケティングアイデア」で、プロダクト名を「子供向けのお菓子」、プロダクトの説明を「動物などのイラストが載った、栄養バランスの取れたスナック菓子」と入力した場合に得られた回答は、次のとおりです。

上記の他にも「学校や保育園と提携し、甘いお菓子に代わる健康的なお菓子として宣伝する」などのマーケティングアイデアが生成されました。

SNSの活用や親向けの広告、学校や保育園との連携など、いずれも現実的なアイデアであるため、マーケティングを考える際に役立ちます。

 

超軽量シューズ

Catchyの「サービスのマーケティングアイデア」で、プロダクト名を「超軽量シューズ」、プロダクトの説明を「超軽量でランニングなどの運動をする際に便利なシューズ」と入力した場合に得られた回答は、次のとおりです。

上記以外にも多数のマーケティングアイデアが数十秒で生成されました。超軽量シューズの広告展開や売り方を考えるうえで参考になります。

 

まとめ

長時間会議をやめて時間を区切った会議にすることで、会議中の集中力が増し、仕事の生産性や残業時間の削減、従業員のモチベーションアップなどにもつながります。

会議時間を短くするために、上層部の意識改革はもちろんのこと、資料の事前配布や無駄な報告・連絡の省略などにも取り組みましょう。

AIのコピーライティングツールを活用すれば、短時間でマーケティングアイデアなどを生成できるため、仕事の生産性向上が期待できます。会議で意見や企画提案をする際にも役立つことでしょう。

さまざまなビジネスシーンで活用できるため、ぜひ、AIコピーライティングツールを試してみてください。